Hvad en idrætsefterskole kan bruge Hosted Exchange til
Hosted Exchange er et meget kraftfuldt værktøj, der fortrinsvis benyttes i såvel større som mindre virksomheder, men også noget så jordnært som en idrætsefterskole kunne have rigtigt god brug af et sådant Hosted Exchange-program. Herunder forklarer vi hvorfor.
Først en hurtig introduktion til Hosted Exchange: En Hosted Exchange-løsning går ud på, at idrætsefterskolen lejer sig ind på en server, der derefter tager sig af alle E-mails, kalendere, noter og des lignende for efterskolen. Idrætsefterskolen kan naturligvis selv opsætte serveren i stedet for at leje sig ind, men som forklaret herunder er dette ikke en ønskværdig løsning.
Hosted Exchange medfører et væld af gode fordele som forklaret herunder.
Sikker E-mail og backup
Vælger idrætsefterskolen en Hosted Exchange-løsning, behøver de aldrig mere at bekymre sig om deres sikkerhed og mails. Alle mails bliver helt automatisk scannet for såvel spam som farligt indhold, inden de leveres til indbakken, og den mailansvarlige på idrætsefterskolen slipper derfor for at spilde sin tid på at sortere uønsket mail.
Desuden tages der en backup af samtlige leverede mails til idrætsefterskolen, og kommer en person ved et uheld til at slette en mail, behøver ingen at bekymre sig. Mailen er sikret takket være Hosted Exchange.
Ikke kun mails bliver der taget backup af med Hosted Exchange. Dette gælder også for idrætsefterskolens kalendere, noter, dokumenter og hvad der ellers måtte være interesse i at holde en kopi af i skyen. Sikkerheden er i højsædet, da det er vitalt ikke at miste visse dokumenter på enhver større institution – især en idrætsefterskole.
Alt synkroniseres
En idrætsefterskole er ikke just en stationær enhed. For at deltage i arrangementer og konkurrencer, er det en gang i mellem nødvendigt også at tage rundt andre steder i Danmark og i udlandet. Her kan det også være godt at have en permanent og stabil adgang til dokumenter og kalendere, hvilket Hosted Exchange også er med til at sikre.
Har en person taget enten en bærbar computer eller en smartphone med, og er denne opsat til at fungere sammen med Hosted Exchange-serveren, bliver alt nemlig synkroniseret på ingen tid. Enhederne kan naturligvis med fordel synkroniseres hjemmefra, men er der blot en internetforbindelse tilgængelig, hvor stævnet, arrangementet eller konkurrencen afholdes, kan synkroniseringen med Hosted Exchange ordnes her.
Al data bliver desuden krypteret, og idrætsefterskolen kan derfor sove trygt om natten velvidende, at alt data er sikret, taget backup af og synkroniseret. Alle dokumenter tilgængelige alle steder for kun de personer, der skal have adgang – Hosted Exchange i en nøddeskal.
Hvordan Hosted Exchange fungerer
Hosted Exchange fungerer ved hjælp af en server, men ved at få et IT-firma til at rode med denne server for et fast månedligt beløb, kan idrætsefterskolen nøjes med at nyde alle fordelene i stedet. At opsætte en HE-server er noget, kun professionelle bør kaste sig ud i, da den forkerte opsætning kan få fatale følger senere hen.
Hosted Exchange er den eneste løsning, idrætsefterskolen har brug for indenfor både backup af dokumenter, spamcheck, viracheck, synkronisering og mere. Den endelige pakke for idrætsefterskolen til en fast, lav månedlig pris.
