3 ting i Excel du ikke kan undvære

Excel er et stort program, og mange der arbejder med det til hverdag de har nogle ting som de kender og arbejder med – men de får ikke rigtigt udfordret sig selv med nye ting. Det behøver de måske heller ikke – det kan være de er absolut så effektive som de kan være – men omvendt så er det mit postulat at man altid kan blive lidt bedre i morgen end man var idag. Så derfor vil jeg tillade mig at komme med 3 punkter indenfor Excel som jeg mener at du som proffessionel Excel medarbejder idag skal og bør kende til.

Tabeller i Excel

Tabeller i Excel er en nyhed, der blev introduceret i 2007 med Microsofts Office 2007 pakke. her har man mulighed for at omformatere sine data til tabelformat. Når man gør dette får man en masse ekstra nyttige muligheder for at arbejde med sine data – også selvom det er store datamængder. Det første man finder ud af hvis man opretter en tabel er at hver anden linie skifter farve. Det betyder i praksis at det bliver langt lettere at overskue data. Selvom man sletter eller indsætter en række, så vil farveformateringen stadig passe. Det er ret så genialt. Selve opsætningen af tabellen kommer ved et ekstra faneblad i Ribbon hvor alle indstillinger på tabellen kan ændres. Det er også her man kan klikke af og få en ekstra totalrække i tabelllen. her har man så mulighededer for at lave summeringer blot ved at benytte et rllegardin og dermed slippe for at huske på sumformler, subtotal og andet godt der skal bruges. Det er en af de mest effektive måder at spare tid på, når du arbejder med store mængder data og måske ovenikøbet er på vej videre til at lave en powerpivottabel.

Formler

Det er nok ikke fordi du ikke kender til formler – men derfor vil jeg nu godt lige slå et slag for at benytte formler i langt højere grad end den gennemsnitslige bruger gør i Excel. En af de ting, der virkelig kan spare tid, ressourcer og ikke mindst minimere mængden af fejl der bliver lavet ved gentaget arbejde. Langt de fleste Excel brugere de bruger kun Sum, Hvis og måske hvis det skal være rigtigt vildt og lopslags formler. Der findes så urimeligt mange andre formler der kan bruges i Excel – også uden man behøver at være superbruger eller have specielle behov i programmet. Eksempelvis er alle de formler der ligger under tekst nogle formler der nemt kan bruges til at rense sine data med, når de eksempelvis kommer fra mere eller mindre eksotiske systemer. Jeg vil anbefale jer at kigge på de formler og se om ikke der skulle kunne være noget i venstre, højre, længde formlerne du kan bruge.

Brugerdefineret lister

En sidste ting – der er stærkt overset i Excel er brugerdefineret lister. Det er den funktion der gør at når man skriver januar og trækker cellen nedaf så fylder excel selv ud med februar, marts etc. Vi kan selv lave sådanne lister. Det kan eksempelvis være jeg meget ofte refererer til de samme 7 personer i mine excelark. Så kan jeg ved hjælp af denne funktion oprette dine egne lister så du kan genbruge det på samme måde som månederne ovenfor.

Og hvor ved jeg så dette fra – ganske simpelt fra et kursus jeg engang var på hos dem her